無駄な消費を抑えて時間短縮、経費削減

紙を無駄に使っていませんか？

部下から上司に提出される書類には承認印が押されますよね。

承認印のない書類を保存する意味がないので、どうしても印刷してから承認印をもらって、保存する際はコピーとかスキャナで読み取ってから保存となります。

これ、今までは普通だと思っていました。どうしても紙ベースだと仕方の無い事だと･･･

でも、パソコン上で書類に判子が押せたら世界は変わります。

部下から上司へはEXCELで判子を押したEXCEL文章をファイルで送ります。

上司はEXCELで承認印を押印し部下へ戻します。上司はどこにいても承認する事が出来ます。

保存はそのファイルをそのまま保存してもよいですし、EXCELからPDFファイルで出力しそれをファイル保存します。

EXELで判子を作成

メリット

一切紙に印刷せずに行う事が出来ます。

時間短縮になります。

紙代・トナー代など無駄な経費が削減できます。

デメリット

偽造印の対策が必要です。

上司もある程度パソコンの操作ができる必要があります。

書類がデータ化されていますので情報管理の為のセキュリティも考慮が必要。

サンプル解説

サンプルは全国名字ランキング1位から20位までのお名前です。

その前に佐々木さんが少しかわいそうです。

縦書きから横書きへと変更し

間隔を固定の10ptに変更後フォントサイズを14へ変更します。

こんな感じになりました。

この動作はVBAで無理でした。

• 印鑑の丸い線と文字は別の図形を使っています。
• 一つの図形では名前の見た目が小さくなると思います。
• フォントサイズは文字数を元に自動で変えています。
• なので逆に一文字の苗字は自動で自己主張の大きな印鑑になります。

私自身、思い返せば書類一つ出すのに何枚も紙を使っていました。確認して印刷しますが見直すと間違っていて再度修正後に印刷し提出、上司から修正を求められ又印刷しなおす、こんな事繰り返し、紙とトナーを無限大に消費していました。あと、上司が細かいと特に印刷枚数が増えるように思います。これはいろんな会社を見てきて思う事です。

印刷枚数を減らし、紙の無駄使いをやめれば、時間の節約、経費の削減につながります。まずは目先のEXCELから始めてみてはいかかですか？